Mehr Zeit für das Wesentliche: Investierst du als Unternehmer:in deine Zeit wirklich in die richtigen Dinge?
Inhalt
Einleitung: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
Wenn wir bei Gründerio mit Unternehmer:innen über die größten Herausforderungen sprechen, ist ein Thema immer in den Top 3: zu wenig Zeit und zu viel zu tun. Manchmal fällt das unter den Begriff Time Management, manchmal unter “Strukturen und Prozesse” und manchmal unter “Automatisierung”. Aber im Prinzip haben wir als Unternehmer:innen das große Dilemma – unendliche Möglichkeiten und Opportunities, unzählige Dinge, die “gemacht werden müssen”… und doch rennt die Zeit nur so davon.
Wenn man es aber aufs Wesentliche herunterbricht, geht es eigentlich “nur” darum, mit begrenztem Ressourceneinsatz das Optimum herauszuholen. Also einer der Eckpfeiler vom Unternehmertum. Wir müssen unsere Skills richtig einsetzen, um in der begrenzten Zeit die wirklich wichtigen Dinge zu tun. Genau damit beschäftigt sich dieser Artikel.
Work-Life-Balance – Mehr Zeit für das, was zählt
Insbesondere die Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden, ist für viele Unternehmer:innen eine große Herausforderung. Wer kennt den “lustigen” Spruch nicht: Als Unternehmer:in arbeitet man selbst und ständig. Und das obwohl das Unternehmertum eine der wenigen Optionen ist, um die Generierung von Einkommen vom eigenen Zeitaufwand zu entkoppeln und durch weniger als die üblichen 40 Stunden pro Woche ein gutes Einkommen zu generieren. Dann gibt es keine Probleme mehr mit der Work-Life-Balance und man kann seine Zeit in all die anderen Dinge investieren, auf die man Lust hat. Also geht es vor allem darum, in der gegebenen Zeit die Dinge zu tun, die für die Generierung des Einkommens wirklich wichtig sind. Und gar nicht so sehr all die Dinge, die am Tisch liegen, möglichst vollständig abzuarbeiten. Und wie immer gibt es genau dafür smarte Wege und gut funktionierende Systeme.
Das “Geheimnis”: Prioritäten richtig setzen & die wichtigen Dinge identifizieren
Wir wissen es eh alle: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Aber aus diesem Aspekt auch wirklich Nutzen zu ziehen ist nicht so einfach. Viel zu oft sind wir komplett voll mit dem Tagesgeschäft und haben einfach nicht die Zeit, AN unserem Unternehmen zu arbeiten. Oder zumindest reden wir es uns ein.
Meine persönliche Meinung: Einer der Top 3 wichtigsten Skills von Unternehmer:innen ist der Skill, Prioritäten zu setzen, im richtigen Maß an den wichtigen Dingen zu arbeiten und konsequent “Nein” zu den nicht passenden Dingen zu sagen.
Und was sind nun diese wirklich wichtigen Dinge? Die Dinge, die Wert schaffen. Entweder in Form von Umsatz oder in Form von indirektem Wert, der dir dabei hilft, deine Unternehmensvision umzusetzen. Das können Strukturen, Systeme, Kooperationen, deine Marke oder deine Kundenbeziehungen sein. Aber sehr wahrscheinlich wird es nicht ein Punkt sein, wie z.B. welche Farbe ein Button auf deiner Website hat oder ob du die 5 Artikel gelesen hast, die seit zwei Wochen in deinem Email-Postfach liegen.
Eine klare Empfehlung:
Habe zu jedem Zeitpunkt die 3 wichtigsten Dinge für ein Unternehmen im Kopf.
Nicht alle Kleinigkeiten, sondern die drei, die wirklichen Impact haben. Deine drei wichtigsten Ziele, die du erreichen möchtest. Und in Relation zu diesen drei Zielen müssen sich alle Aufgaben messen. Wenn eine Aufgabe nicht in eines dieser Ziele einzahlt, ist es wahrscheinlich nicht so wichtig. Zumindest im Moment.
Wenn du zum Beispiel nicht genug Kunden-Aufträge hast, werden dir noch so viele Steueroptimierungs-Tricks nicht helfen. Das heißt, wenn du mal wieder an deinem Schreibtisch sitzt und deine Tasks durchgehst, überlege bei jedem Task, ob dieser in die 3 wichtigsten Hebel für den Erfolg deines Unternehmens einzahlen. Allein damit wird sich deine Aufgabenliste erheblich reduzieren.
Dann kannst du dich daran machen, den Rest effizienter umzusetzen. Wenn du “Time Management” googlest, findest du unzählige Techniken, die dir Lösungen für diese Fragen liefern. Die Klassiker kennt man natürlich: Eisenhower Matrix, Eat the Frog First, Pareto, Pomodoro… you name it. Jede einzelne dieser Techniken löst natürlich alle deiner unternehmerischen Probleme und du wirst eine Execution-Maschine. Oder vielleicht doch nicht so einfach… 😉
Was meiner Meinung nach dabei einfach fehlt – wir haben alle unsere eigene Art zu denken, zu handeln und individuelle Motivationen. Das heißt, wir müssen auch die richtigen Methoden und Systeme für uns persönlich herausfinden.
Etwas, das bei mir zum Beispiel großartig funktioniert: GTD (Getting Things Done) Methode – einfach googlen -, the 3 Tasks Rule (jeden Tag die 3 wichtigsten Dinge identifizieren und priorisieren) und ToDo-Listen. Recht basic. Aber für mich funktioniert’s.
Als Vergleich dazu, mit der “Pomodoro-Technik” (25 Minuten Fokus-Intervalle) kann ich überhaupt nichts anfangen. Aber bei anderen wirkt diese Methode Wunder.
Das heißt, jede/r muss für sich selbst herausfinden, welche Methoden am besten funktionieren.
Eine Beschreibung des Settings das für mich am besten funktioniert – als Inspiration
Um dir eine kleine Inspiration zu geben, beschreibe ich hier kurz mein eigenes Setup. Das bedeutet nicht, dass das für jede/n so funktioniert. Vielleicht funktioniert für dich eher das Gegenteil. Aber eventuell kannst du dir den einen oder anderen Gedanken mitnehmen.
Die Basis – eine übersichtliche und zentrale ToDo Liste
- Übersicht & Sammlung aller Ideen und Tasks – ich sammle alles, also wirklich alles, in einem zentralen und möglichst einfachen Tool. Dort habe ich eine Übersicht, plane jeden Tag individuell und priorisiere. Gleichzeitig habe ich alles auch direkt am Handy dabei, trage auch unterwegs dort alles direkt ein und habe das Tool mit meinem Kalender verknüpft. (Ich selbst nutze “Todoist”, aber es gibt hier einige Tools, die in Frage kommen)
- Dabei organisiere ich alles nach der GTD (Getting Things Done) Technik:
- Erfasse alles, was dir in den Sinn kommt. Nichts ist zu groß oder zu klein!
- Priorisiere und verarbeite das Erfasste in klare und konkrete Handlungsschritte und beschreibe das Ergebnis.
- Organisieren und bringe alles an seinen Platz. Plane deine Aufgaben im Kalender, delegiere Projekte an andere und sortiere.
- Räume auf, indem du regelmäßig deine Listen durchschaust und aktualisierst.
- Konzentriere dich auf die für heute geplanten Aufgaben und arbeite an den wichtigen Dingen. Alles andere erfasst du in deiner Liste und hast du aus dem Kopf.
Stringente Priorisierung (auch wenn es weh tut)
- “The 3 Tasks Rule” – Neben den oben erwähnten 3 größten Hebeln für den Erfolg des Unternehmens, folge ich zusätzlich der 3 Tasks Rule. → Jeden Tag lege ich 3 Aufgaben fest, die oberste Priorität haben. Wenn ich diese drei erfüllt habe, war es allein deswegen schon ein erfolgreicher Tag. Danach kümmere ich mich ums Tagesgeschäft. Folge dieser Regel mal für ein paar Wochen und du wirst sehen, welche positiven Auswirkungen das hat.
- “The 10/10/10 Rule” – Nach Suzy Welch sollte man die Auswirkungen einer Entscheidung nach 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren in Betracht ziehen, um eine breitere Perspektive zu gewinnen. Allein durch dieses Rauszoomen, kann man schnell erkennen, was einem langfristig wirklich seinen Zielen näher bringt. Und was vielleicht gar nicht so wichtig ist.
- Immer die Aufgaben im Vergleich zueinander sehen. Wir Menschen sind nicht allzu gut darin, den “objektiven, quantifizierten Nutzen und Aufwand” einer Aufgabe zu bestimmen. Aber wir sind verdammt gut darin, Dinge in Relation zu setzen. Wenn du 10 Tasks hast und dich nicht entscheiden kannst, setze immer zwei in Relation zueinander und erstelle so ein Ranking. Man kann immer (!) eines davon priorisieren.
Time Blocker
- “Two Vital Hours” – Egal wie ich den Tag plane, für mich sind zwei fixierte, ungestörte Stunden am Tag die produktivste Zeit. Da gibt es einen Kalender-Blocker und da wird nichts reingebucht. Meistens schaffe ich in diesen zwei Stunden dann auch die 3 wichtigsten Tasks.
- “Maker time vs Management Time” – ein für mich wichtiges Konzept, um nicht zu viel herum zu springen. Wir haben alle Aufgaben, in denen wir Dinge erstellen oder ausarbeiten müssen (Maker Time) und Aufgaben, wo wir Dinge organisieren und administrieren müssen (Management Time). Mir hilft es sehr, diese Dinge zu trennen und konkrete Time Blocker dafür zu schaffen. Z.B. Maker Time immer vormittags, Meetings immer nachmittags. Admin und Buchhaltung immer freitags. So kannst du dir die Dinge zusammensammeln und effizient am Stück wegarbeiten, ohne immer wieder herausgerissen zu werden.
Alles in allem kein großes Geheimnis oder hochkomplexe Systeme. Um ein solches Setup für dich herauszufinden, google einfach “Liste an Time Management” Methoden, gehe die verschiedenen Dinge durch und probiere das aus, was dir gefällt – dann wirst du sehr schnell das richtige System für dich finden.
Weitere Optimierung
Oft gibt es Dinge, wo die Zeit einfach verloren geht. Viele Unternehmer:innen sind sich nicht bewusst, wie viel Zeit für scheinbar kleine Aufgaben oder Ablenkungen draufgeht. Darum sei kritisch zu dir selbst und analysiere, wo du welche Zeit investierst. Dazu kann es sehr praktisch sein, einfach mal für ein paar Wochen mitzuschreiben. Nur für dich.
Die klassischen Zeitfresser, die du in deiner Arbeit kritisch hinterfragen solltests:
- Unstrukturierte Meetings – Zu lange oder schlecht geplante Meetings rauben Zeit, ohne produktive Ergebnisse zu liefern.
- Multitasking – Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, senkt die Effizienz und mindert die Qualität der Arbeit.
- E-Mail- und Nachrichten-Flut – Ständige Benachrichtigungen unterbrechen den Arbeitsfluss und lenken vom Wesentlichen ab.
- Prokrastination und ständige Unterbrechungen – Das Aufschieben oder Unterbrechen wichtiger Aufgaben führt zu unnötigem Stress und Zeitverlust.
- Übermäßiger Perfektionismus – Der Drang, alles perfekt zu machen, verzögert Fortschritte und verbraucht unnötig viel Zeit.
- Die falsche Umgebung – kein großes Geheimnis, aber ein ruhiger Arbeitsplatz, ohne Ablenkungen und ein ausgeschaltetes Handy wirken oft Wunder für die Produktivität
Und ein letzter Zeitfresser sind wir selbst. Nach Parkinsons Gesetz: Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Durch das Setzen von – künstlichen – Deadlines und “Timeboxes” für Aufgaben kannst du also die gleiche Menge an Arbeit in weniger Zeit erledigen. Oder einfach aus der Zeit das Beste rausholen und dich darauf fokussieren, was wirklich gebraucht wird.
Automatisierung als Game-Changer – Wiederkehrende Aufgaben delegieren
Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich persönlich mache einfach sehr ungern die gleichen Dinge mehrmals. Viele Aufgaben wiederholen sich ständig – sei es das Beantworten von Standardfragen, die Verwaltung von Terminen oder das Versenden von Rechnungen. Und es gibt so viele smarte Leute da draußen, die genau das gleiche Problem hatten. Darum gibt es für so gut wie alle Probleme bereits eine Lösung oder ein Tool. Man muss es nur finden. Und durch Gen AI sind diese Tools in den letzten Jahren noch viel mächtiger geworden und können dir viel Zeit zurückgeben. Da das ein riesen Thema ist, werden wir in einem anderen Artikel hier weiter ins Details gehen.
Aber ich möchte dir sehr empfehlen, die immer wiederkehrenden Tasks bei dir zu identifizieren. Sobald du eine Aufgabe ein drittes Mal gemacht hast, ist es wert, sich zumindest überlegen (oder einfach mal zu googlen), wie du diese Aufgabe automatisieren könntest. Es gibt einige Tools (z.B. Zapier und Make.com), die sich darauf spezialisiert haben, einfache Lösungen für die Automatisierung von internen Unternehmensabläufen zu liefern. Doch oft reichen schon out-of-the-box spezifische Tools für die einzelnen Bereiche deines Unternehmens, wie CRM, Buchhaltung, Customer Support. Und auch die üblichen Office-Anwendungen von Microsoft und Google haben viele Automatisierungsmöglichkeiten eingebaut. Man muss sie nur finden.
Gewohnheiten etablieren – Mit Routinen zu mehr Effizienz
Und die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben endet nicht bei deinen Tools und deiner Organisation. Du kannst dir auch selbst durch die richtigen Gewohnheiten das Leben erheblich leichter machen. Und sei es einfach nur, dass du dir gewisse Arbeitsabläufe angewöhnst, die du ohne groß nachzudenken umsetzt, die Struktur in deinen Tag zu bringen und sicherzustellen, dass du deine Zeit optimal nutzt.
Sehr empfehlen kann ich dir hierzu das Buch “The Power of Habit” von Charles Duhigg, das beschreibt, wie du positive Gewohnheiten (= “Habits”) aufbauen und bewusst steuern kannst. Dabei beschreibt er das Gewohnheits-Schleifen-Modell welches aus drei Hauptkomponenten besteht:
- Auslöser (Cue): Ein Trigger, der eine Gewohnheit auslöst, wie ein bestimmter Ort, Tätigkeit oder eine Emotion.
- Routine (Routine): Die Handlung oder das Verhalten, das als Reaktion auf den Auslöser erfolgt.
- Belohnung (Reward): Der positive Effekt oder die Befriedigung, die nach der Routine eintritt und die Gewohnheit verstärkt.
Diese Schleife ermöglicht es dem Gehirn, Gewohnheiten zu automatisieren. Um eine Gewohnheit zu ändern, muss man den Auslöser identifizieren, die Routine anpassen und eine alternative Belohnung finden.
Wenn sich das für dich spannend anhört, überlege dir, ob du Gewohnheiten hast, die “besser laufen könnten”. Sollte dem so sein, könnte es einen Blick in das Buch wert sein.
Fazit: Zeit für das Wesentliche gewinnen
Wie du siehst, “Time Management”, um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, ist nicht einfach nur eine spezielle Methode, die man mal schnell in einem Artikel oder einem Seminar durchliest und dann läuft alles wie von alleine. Es sind viele kleine Bausteine, die mit der Zeit wahnsinnig effizient ineinander greifen und dir ein perfektes Fundament aufbauen, um deine Zeit im Idealfall gar nicht mehr groß managen zu müssen. Weil du es geschafft hast, dich in deinem Unternehmen auf die wirklich wichtigen Hebel zu konzentrieren… um mehr Zeit für die anderen Dinge im Leben zu haben.
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